La loi vous autorise à géolocaliser les véhicules de votre flotte, moyennant le respect de certaines conditions. On fait le point sur vos droits et vos devoirs en tant que patron d’entreprise.

Le Règlement général de protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 en Europe. Son objectif : garantir que les personnes donnent bien leur consentement pour l’utilisation de leurs données. Cela ne veut pas dire en revanche que vous ne pouvez pas géolocaliser vos véhicules. Et heureusement, car la pratique présente de nombreux avantages pour votre activité : protection des chargements, organisation des itinéraires, suivi de la consommation en carburant…  

Les cas justifiant une géolocalisation

Quel que soit le domaine d’activité, pas question de recourir à cette technologie pour “fliquer” vos salariés. Le RGPD précise que la collecte de données doit être proportionnée et justifiée. En clair, elle doit avoir un but précis, indispensable au bon fonctionnement de votre affaire.

La géolocalisation doit donc vous permettre soit de facturer une prestation lorsque celle-ci concerne directement l’utilisation du véhicule (ambulance…), d’assurer la sécurité du chauffeur ou du chargement, de mieux organiser les déplacements ou encore de calculer le temps de travail si vous ne disposez d’aucun autre moyen efficace pour le faire.

Vos obligations en tant qu’employeur

Le RGPD vise surtout à éviter que vous ne collectiez des données à l’insu des principaux intéressés. Vous êtes donc dans l’obligation d’informer personnellement tout employé géolocalisé du dispositif. Ces derniers sont en effet en droit de savoir qui l’a mis en place et pourquoi, qui traite les informations collectées et surtout quels sont leurs droits. Vous devez aussi permettre à vos chauffeurs de désactiver la géolocalisation si leur véhicule peut être utilisé à des fins privées.

À noter : s’ils en font la demande, vous avez un mois maximum pour donner accès à leurs informations. Et bien sûr, si ces informations sont nominatives, vous êtes tenus de les effacer après un certain temps, 2 mois en général. Sauf dans certains cas :

• Le délai est porté à 1 an si vous utilisez ces données pour optimiser vos tournées ou prouver les interventions effectuées
• Il est même de 5 ans si elles servent à calculer le temps de travail des chauffeurs.

Les sanctions en cas de non-respect des règles

Nul n’est censé ignorer la loi. Cette maxime s’applique aussi au RGPD évidemment. Si l’un de vos employés estime que vous y avait dérogé, il pourra donc adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ou à l’inspection du travail, voire porter plainte en justice.

Cette réglementation n’est pas à prendre à la légère. Un manquement aux règles peut donner lieu à des sanctions allant d’un simple avertissement à une grosse amende administrative en cas d’inefficacité des injonctions ou de récidive.