Entrepreneur, simplifiez-vous la vie !
Dans le secteur de la construction, la majorité du personnel travaille de manière itinérante. Pour cette raison, la gestion administrative y est beaucoup plus compliquée. Il n’est pas simple de déterminer le temps de présence des ouvriers sur les chantiers, le montant des primes de mobilité et de déplacement, la durée des prestations, les états d’avancement des chantiers, les périodes de congés, d’absences, le volume des heures supplémentaires… De plus, certaines activités sont soumises à des obligations légales spécifiques. Comme en Belgique, où les chantiers de plus de cinq cent mille euros doivent se conformer au CheckInAtWork… Tout cela prend du temps que l’employeur préférerait consacrer au développement de son entreprise, à la prospection de nouveaux marchés et au renforcement de ses relations avec les clients.
Aujourd’hui, des systèmes simplifient cette gestion au quotidien. Securysat, un des leaders européens dans le domaine, permet, par exemple, de l’automatiser grandement. Comment ? Par un système de géolocalisation et d’identification du personnel (voir encadré). Ainsi, le calcul du temps de travail, des primes de mobilité, le CheckInAtWork à destination de l’ONSS – pour les entreprises qui y sont soumises en Belgique – et la facturation sont nettement plus aisées.
Ces avancées facilitent grandement la vie de l’entreprise. Elles permettent de réaliser des économies substantielles. Elles diminuent les risques de conflits, renforcent la confiance du client, proposent un suivi plus rapide et plus adapté.
Une connaissance du temps de travail réellement presté. Le secteur de la construction multiplie les lieux de travail. Il n’est pas simple, pour l’employeur, de suivre les prestations de son personnel itinérant. Pourtant, à tout moment, il doit connaître les travailleurs présents ou absents sur les chantiers, le temps de travail presté par les ouvriers, les heures supplémentaires pour déterminer les salaires. Comment ne pas être submergé ? En équipant les véhicules de transport des ouvriers ou les véhicules privés d’un système de géolocalisation et d’identification des personnes. Ainsi, l’entrepreneur est informé, précisément et en temps réel, du moment où le véhicule des ouvriers est arrivé sur un chantier. Il en déduit que le travail du personnel a commencé dans les minutes qui suivent. Il peut également connaître l’heure où les travailleurs ont quitté le chantier.
Grâce au système de géolocalisation, le service administratif n’a plus qu’à saisir l’adresse de chaque employé et l’adresse des différents chantiers. Le programme fait le reste. Par exemple, le calcul des primes de mobilité devient ainsi un jeu d’enfants !
Il est simple alors d’établir que la différence entre les heures d’arrivée et de départ constitue le temps de travail effectué sur le chantier, diminué de pauses éventuelles, identifiables sur base de pointages ou de règles fixées au sein de l’entreprise.
Une simplification du calcul des primes de mobilité
Le calcul des primes de mobilité dans le secteur de la construction est, à lui seul, un vrai casse-tête administratif. Il fait intervenir de nombreuses variables : la distance entre le domicile et le premier chantier, la répartition du travail entre plusieurs chantiers dans une même journée, l’utilisation d’un véhicule privé ou professionnel, l’existence d’un point de rendez-vous sur le chemin du travail, la répartition des rôles entre chauffeur ou passager… Ce calcul est extrêmement compliqué pour un employeur quand il n’est pas automatisé. Ainsi, la solution Securysat permet un calcul précis et rapide des primes de mobilité. Comment ? Grâce au procédé de géolocalisation installé dans les voitures et au recours à l’identification des personnes. Le système informatique de l’entreprise enregistre automatiquement le moment où chaque travailleur entre dans un véhicule, le moment où il en sort ainsi que de la distance parcourue entre le domicile et le premier chantier de la journée et celle entre le dernier chantier et le domicile. Le service administratif n’a plus qu’à encoder préalablement le domicile de chaque travailleur et l’adresse des différents chantiers. Le programme fait le reste. Le calcul des primes de mobilité devient ainsi un jeu d’enfants.
Déclaration CheckInAtWork entièrement automatisée
En Belgique, tous les chantiers de plus de 500 000 € tombent sous l’obligation légale de CheckInAtWork. Il s’agit d’un pré-enregistrement journalier des travailleurs présents auprès de la sécurité sociale. Qui contrevient à celle-ci le paie cher ! Sur base du procédé de géolocalisation et d’identification du personnel, cette prescription légale peut être totalement automatisée sans que les services administratifs de l’entreprise aient à intervenir. Il suffit de paramétrer, par exemple, dans l’interface de Securysat, le chantier comme un point d’intérêt (POI). Dès que le travailleur entre dans la zone territoriale du chantier et badge, son numéro de registre national est directement communiqué à la Sécurité Sociale. Cette déclaration est également utilisable pour les sous-traitants, intervenant sur le chantier dont l’entrepreneur reste civilement responsable. Que de temps et d’énergie gagnés ! Mais aussi quelle tranquillité d’esprit pour l’employeur responsable ! Les bons comptes font les bonnes relations avec le client L’application Securysat permet une facturation basée sur la réalité des prestations. Grâce au système de géolocalisation, l’employeur connaît les frais qu’il a réellement engagés. Il sait exactement, pour chaque chantier, qui était présent et pour quelle durée, les kilomètres parcourus pour y accéder ainsi que les temps de pause. Ainsi, il peut faire le calcul exact du travail presté et des frais de déplacement.
Le secteur de la construction est plus compliqué à gérer qu’aucun autre, des solutions, comme Securysat, existent aujourd’hui pour en simplifier la gestion quotidienne.
Sans erreur, Il répercute ensuite les frais au client. La transparence de cette facturation a l’avantage de créer un véritable climat de confiance entre les partenaires.
Un meilleur suivi du service
Un meilleur suivi du service Si l’employeur ne souhaite pas équiper ses véhicules d’une balise de géolocalisation, d’autres solutions existent. Par exemple, aidoo mobile, une solution ingénieuse de gestion des prestations du personnel itinérant, basée sur une application pour smartphones ou tablettes. Avec Aidoo, le responsable peut organiser les plannings de son personnel et les envoyer à chaque travailleur. À tout moment, en cas d’urgence, il peut lui communiquer une modification de celui-ci. Le technicien indique à quel moment il commence sa prestation. Il enregistre les activités qu’il exécute sur son téléphone. Il note les pièces consommées et les informations qu’il juge utiles. Il les transmet en temps réel à son employeur. Il peut prendre et envoyer des photos avant et après intervention. Il peut aisément enregistrer des informations techniques importantes. Aidoo rend également possible la digitalisation du rapport de prestation. A la fin de celle-ci, le technicien fait signer le client sur l’écran du smartphone, ce qui clôture officiellement la prestation. L’information remonte directement, de manière électronique, dans l’ERP de l’entreprise. Finis les bons à réencoder, les erreurs et les contestations ! L’entreprise dispose d’une documentation complète des prestations réalisées. De plus, le cycle de facturation est fortement raccourci. Tout cela en quelques clics.
Si le secteur de la construction est plus compliqué à gérer qu’aucun autre, des solutions existent aujourd’hui pour en simplifier la gestion quotidienne. De nouveaux outils, basés sur la géolocalisation, permettent une automatisation considérable des tâches administratives. La solution Securysat, par exemple, offre à l’employeur un meilleur suivi du travail réellement presté par son personnel et une maîtrise des coûts liés. Pour les chantiers, elle le libère totalement des déclarations de CheckInAtWork et du calcul des primes de mobilité. Grâce à la solution de gestion des prestations du personnel itinérant Aidoo, la facturation est plus rapide, transparente et le suivi client plus efficace. Un gain de temps, d’énergie et une belle image pour l’entreprise.
