Maak het uzelf als ondernemer gemakkelijk!
In de bouwsector werkt het merendeel van het personeel mobiel. Daarom is het administratief beheer daar veel ingewikkelder. Het is niet gemakkelijk om het tijdstip van aanwezigheid van de werknemers op de bouwplaatsen, het bedrag van de mobiliteits- en reispremies, de duur van de prestaties, de stand van de bouwwerken, de vakantieperiodes, de afwezigheden, de omvang van de overuren… vast te stellen. Bovendien zijn bepaalde activiteiten onderworpen aan specifieke wettelijke verplichtingen. Zoals in België, waar bouwplaatsen van meer dan vijfhonderdduizend euro moeten voldoen aan de CheckInAtWork… Dit alles kost tijd die de werkgever liever besteedt aan de ontwikkeling van zijn bedrijf, de prospectie van nieuwe markten en de versterking van zijn relaties met klanten.
Heden ten dage vereenvoudigen systemen dit dagelijks beheer. Securysat, een van de Europese leiders op dit gebied, maakt het bijvoorbeeld mogelijk om het sterk te automatiseren. Hoe kan het geautomatiseerd worden? Door middel van een systeem voor geolokalisatie en identificatie van het personeel (zie kader). Zo worden de berekening van de arbeidstijd, de mobiliteitspremies, de CheckInAtWork aan de RSZ – voor de ondernemingen die er in België aan onderworpen zijn – en de facturatie aanzienlijk vereenvoudigd.
Deze vooruitgang vergemakkelijkt het zakenleven aanzienlijk. Zij resulteren in aanzienlijke besparingen. Zij verminderen het risico op conflicten, vergroten het vertrouwen van de klant en bieden een snellere en adequatere follow-up.
Kennis van de tijd werkte ook echt. De bouwsector verveelvoudigt het aantal arbeidsplaatsen. Het is voor de werkgever niet gemakkelijk om de prestaties van zijn mobiele personeel bij te houden. Hij moet echter op elk moment weten welke werknemers al dan niet op de werven aanwezig zijn, hoeveel tijd de werknemers hebben gewerkt, hoeveel overuren zij hebben gemaakt om de lonen vast te stellen. Hoe voorkom je dat je overweldigd raakt? Door transportvoertuigen van werknemers of privévoertuigen uit te rusten met een systeem voor geolokalisatie en persoonsidentificatie. Zo wordt de aannemer precies en in real time op de hoogte gebracht van het moment waarop het voertuig van de arbeider op een bouwplaats is aangekomen. Hij leidt daaruit af dat het werk van het personeel is begonnen in de volgende minuten. Hij kan ook de tijd weten wanneer de arbeiders de bouwplaats hebben verlaten.
Met het geolokalisatiesysteem hoeft de administratieve dienst alleen het adres van elke werknemer en het adres van de verschillende werkterreinen in te voeren. Het programma doet de rest. Zo wordt de berekening van mobiliteitsbonussen kinderspel!
Het is dan eenvoudig vast te stellen dat het verschil tussen aankomst- en vertrektijd de op de bouwplaats gewerkte tijd is, verminderd met eventuele pauzes, die kunnen worden geïdentificeerd op basis van in- en uitklokken of binnen het bedrijf vastgestelde regels.
Een vereenvoudiging van de berekening van mobiliteitspremies
De berekening van mobiliteitspremies in de bouwsector is op zichzelf al een echte administratieve hoofdpijn. Er komen veel variabelen bij kijken: de afstand tussen huis en de eerste bouwplaats, de verdeling van het werk over verschillende bouwplaatsen op dezelfde dag, het gebruik van een privé- of een beroepsvoertuig, het bestaan van een ontmoetingspunt op weg naar het werk, de rolverdeling tussen bestuurder of passagier… Deze berekening is voor een werkgever uiterst ingewikkeld als ze niet geautomatiseerd is. De oplossing van Securysat maakt een snelle en nauwkeurige berekening van de mobiliteitspremies mogelijk. Hoe werkt het? Dankzij het geolokalisatieproces dat in de auto’s is geïnstalleerd en het gebruik van persoonlijke identificatie. Het computersysteem van het bedrijf registreert automatisch wanneer elke werknemer een voertuig in- en uitstapt, alsook de afgelegde afstand tussen thuis en het eerste werk van de dag en tussen het laatste werk en thuis. De administratieve dienst hoeft alleen maar van tevoren het woonadres van elke werknemer en het adres van de verschillende werklocaties in te voeren. Het programma doet de rest. Dit maakt het berekenen van mobiliteitsbonussen kinderspel. Het programma doet de rest.
Volledig geautomatiseerde CheckInAtWork rapportage
In België vallen alle bouwplaatsen van meer dan 500.000 euro onder de wettelijke verplichting van CheckInAtWork. Dit is een dagelijkse preregistratie van de aanwezige werknemers bij de sociale zekerheid. Wie dit schendt zal duur betalen! Op basis van het proces van geolokalisatie en identificatie van het personeel kan deze wettelijke verplichting volledig worden geautomatiseerd zonder dat de administratieve diensten van de onderneming hoeven in te grijpen. In de Securysat-interface kan de bouwplaats bijvoorbeeld worden ingesteld als een “point of interest” (POI). Zodra de arbeider de territoriale zone van de bouwplaats binnenkomt en zijn badge aanbrengt, wordt zijn nationaal registratienummer rechtstreeks aan de Sociale zekerheid meegedeeld. Deze verklaring is ook bruikbaar voor de onderaannemers die op de bouwplaats optreden en waarvoor de aannemer burgerlijk aansprakelijk blijft. Zoveel tijd en energie bespaard! Maar ook wat een gemoedsrust voor de verantwoordelijke werkgever! De Securysat-applicatie maakt facturatie mogelijk op basis van de realiteit van de geleverde diensten. Dankzij het geolokaliseringssysteem weet de werkgever welke kosten hij werkelijk heeft gemaakt. Hij weet voor elke plaats precies wie er aanwezig was en hoe lang, hoeveel kilometers er zijn afgelegd om de plaats te bereiken en hoe lang de pauze duurde. Zo kan hij een exacte berekening maken van het verrichte werk en de reiskosten. U kunt ook dezelfde methode gebruiken voor al uw werknemers.
De bouwsector is gecompliceerder te beheren dan welke andere sector ook, oplossingen zoals Securysat bestaan vandaag om het dagelijks beheer te vereenvoudigen.
Zonder fout. Hij berekent de kosten door aan de klant. De doorzichtigheid van deze facturering heeft het voordeel dat er een echt klimaat van vertrouwen tussen de partners ontstaat.
Betere service tracking
Betere service tracking : Als de werkgever zijn voertuigen niet met een geolocatietag wil uitrusten, bestaan er andere oplossingen. Bijvoorbeeld aidoo mobile, een ingenieuze oplossing voor het beheer van de diensten van mobiel personeel, gebaseerd op een applicatie voor smartphones of tablets. Met Aidoo kan de manager de roosters van zijn personeel organiseren en naar elke werknemer sturen. Hij kan op elk moment, in geval van nood, een wijziging in het schema meedelen. De technicus geeft aan wanneer hij met zijn werk begint. Hij registreert de activiteiten die hij uitvoert op zijn telefoon. Hij noteert de verbruikte onderdelen en de informatie die hij nuttig acht. Hij geeft ze in real time door aan zijn werkgever. Hij kan foto’s maken en opsturen voor en na de interventie. Hij kan gemakkelijk belangrijke technische informatie opnemen. Aidoo maakt het ook mogelijk om het dienstrapport te digitaliseren. Aan het einde van de dienst laat de technicus de klant het rapport op het scherm van de smartphone ondertekenen, waarmee de dienst officieel wordt afgesloten. De informatie wordt rechtstreeks, elektronisch, naar het ERP van het bedrijf gestuurd. U hoeft geen bonnen meer opnieuw in te voeren, geen fouten meer te maken en geen geschillen meer te beslechten! De onderneming beschikt over volledige documentatie van de geleverde diensten. Bovendien wordt de factureringscyclus aanzienlijk verkort. Dit alles in een paar klikken. Het bedrijf beschikt over een volledige documentatie van de geleverde diensten.
Hoewel het beheer van de bouwsector gecompliceerder is dan van welke andere sector ook, bestaan er nu oplossingen om het dagelijks beheer te vereenvoudigen. Nieuwe instrumenten, gebaseerd op geolokalisatie, maken een aanzienlijke automatisering van administratieve taken mogelijk. De Securysat-oplossing bijvoorbeeld biedt werkgevers een beter toezicht op de daadwerkelijk door hun personeel verrichte werkzaamheden en een betere beheersing van de daaraan verbonden kosten. Voor bouwplaatsen betekent dit dat zij volledig worden bevrijd van CheckInAtWork-aangiften en de berekening van mobiliteitspremies. Dankzij de Aidoo oplossing voor het beheer van de diensten van mobiel personeel verloopt de facturering sneller en transparanter en is de follow-up van de klanten efficiënter. Bespaart tijd, energie en een goed imago voor het bedrijf.
