U mag volgens de wet de voertuigen van uw wagenpark geolokaliseren, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Een overzicht van uw rechten en plichten als bedrijfseigenaar.

Op 25 mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) in werking in Europa. Het doel ervan? Verzekeren dat mensen wel degelijk toestemming geven voor het gebruik van hun gegevens. Dat betekent echter niet dat u uw voertuigen niet mag geolokaliseren. Gelukkig maar, want geolokalisatie biedt heel wat voordelen voor uw bedrijf: bescherming van ladingen, organisatie van routes, opvolging van het brandstofverbruik, …  

Gevallen waarin geolokalisatie is toegestaan

Wat uw werkterrein ook is, u mag in geen geval gebruik maken van deze technologie om uw werknemers te ‘stalken’. De GDPR bepaalt dat het verzamelen van gegevens in verhouding en gerechtvaardigd moet zijn. Het moet met andere woorden een specifiek doel hebben dat van cruciaal belang is voor de goede werking van uw bedrijf.

Geolokalisatie moet u dus in staat stellen om ofwel een prestatie te factureren wanneer deze rechtstreeks betrekking heeft op het gebruik van het voertuig (ziekenwagen, …), ofwel de veiligheid van de bestuurder of de lading te garanderen, de verplaatsingen beter te organiseren of de werktijd te berekenen indien u niet over andere doeltreffende middelen beschikt om dit te doen.

Uw verplichtingen als werkgever

De GDPR wil vooral voorkomen dat u gegevens verzamelt zonder medeweten van de belangrijkste betrokkenen. U bent dan ook verplicht om elke gegeolokaliseerde werknemer persoonlijk op de hoogte te brengen van het toestel. De werknemers hebben immers het recht om te weten wie het systeem heeft opgezet en waarom, wie de verzamelde informatie verwerkt en, vooral, wat hun rechten zijn. Als het voertuig ook voor privédoeleinden mag worden gebruikt, moet u uw bestuurders ook de mogelijkheid bieden om de geolokalisatie uit te schakelen.

Opmerking: als ze hierom vragen, hebt u maximum een maand de tijd om toegang te geven tot hun informatie. Als het om persoonlijke informatie gaat, bent u natuurlijk verplicht om deze na een bepaalde periode – meestal 2 maanden – te wissen. Behalve in bepaalde gevallen:

• De termijn wordt verlengd tot 1 jaar indien u deze gegevens gebruikt om uw trajecten te optimaliseren of om de uitgevoerde interventies te bewijzen.
• Hij bedraagt zelfs 5 jaar als ze worden gebruikt om de werktijd van de chauffeurs te berekenen.

Sancties bij overtreding van de regels

De wet geldt voor iedereen. De GDPR dus ook. Als een van uw werknemers van mening is dat u de GDPR niet hebt nageleefd, kan hij of zij een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de arbeidsinspectie, of zelfs gerechtelijke stappen ondernemen.

Deze verordening mag niet licht worden opgevat. Niet-naleving van de regels kan resulteren in sancties gaande van een gewone waarschuwing tot een hoge administratieve boete in geval van niet-uitvoering van een rechterlijk bevel of bij recidive.